Con efectos desde el pasado 12 de mayo de 2019, se ha modificado el Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligación empresarial de garantizar el registro diario de jornada de toda su plantilla, incluyendo la de los contratados a jornada completa. El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo. No obstante hay algunas peculiaridades o excepciones, como por ejemplo a las relaciones laborales de carácter especial. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección.
El Real Decreto-ley 8/2019 ha modificado el Estatuto de los Trabajadores con efectos desde el pasado 12 de mayo de 2019, para establecer la obligación empresarial de garantizar el registro diario de jornada de toda su plantilla, incluyendo la de los contratados a jornada completa. El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo.
No obstante hay algunas peculiaridades o excepciones, como por ejemplo a las relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección.
Posteriormente, y ante las numerosas dudas que se han venido generando respecto a esta nueva obligación, se ha publicado una Guía Sobre el Registro de Jornada del INSS y el Criterio Técnico 101/2019 sobre Actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en Materia de Registro de Jornada de la ITSS, ambos del Ministerio de Trabajo y no siempre coincidentes en todas sus consideraciones, de las que vamos a extraer las ideas básicas a las que atenerse en esta novedosa materia, enumerando un listado de las cuestiones, dudas y/o preguntas más candentes al respecto:
- Obligatoriedad: La norma es clara pues utiliza el imperativo, cuando nos dice que la empresa “garantizará”, por lo que no cabe duda, que la llevanza de un registro de jornada es obligatorio para el empresario, carácter que se desprende no sólo de la norma sino también el apartado V de la Exposición de Motivos, y de la propia Sentencia del TJUE de 14 de mayo de 2019.
- Lo que debe registrarse: Se debe registrar la jornada, y señaladamente el inicio y el final, no así las interrupciones que no tengan el carácter de tiempo de trabajo efectivo, ahora bien, que no sea obligatorio registrar dichas interrupciones, no significa que no sea muy recomendable registrarlas, aunque sea para luego poder tener constancia de un tiempo que queda fuera del cómputo. Ya que, de no registrarse dicho tiempo que ha de quedar fuera del cómputo, se estaría admitiendo implícitamente que todo el tiempo entre el inicio y el fin de la jornada, se debería computar como jornada efectiva.
- En qué momento se debe proceder al registro: el registro debe ser diario, según se afirma en la norma de manera explícita, pero además para que sea realista, debe hacerse cada día, no siendo en modo alguno aceptable que se realice ningún registro previa o anticipadamente.
- Condiciones de conservación: No se establece una forma concreta de conservación del referido registro, de donde se desprende que la forma de conservación puede ser en papel o en sistema telemático o electrónico, en forma que garantice que el registro no sea modificado, y habrá de ser decidido en cada empresa en base a sistema que se haya escogido para su establecimiento.
- Acceso y disponibilidad de los datos de registro: La regulación prevé que el registro de jornada deberá ser accesible, e inmodificable por parte de aquello que puedan y deben acceder a los datos, lo que tiene relevancia, ya que por tales motivos el registro deberá estar disponible en el centro de trabajo, y por lo tanto, a disposición, no sólo del empleado, o de la representación legal de los trabajadores, sino también de la Inspección de trabajo. Al mismo tiempo, la disponibilidad para su consulta por parte del trabajador en cualquier momento, excluye la necesidad o el deber de entrega de registro alguno al trabajador, y excluye también el deber para la empresa de llevar un sistema de totalización de horas, no que, nuevamente, no impide que llevarse un sistema de totalización.
- Tiempo de conservación: la regulación establece con claridad el tiempo durante el cual deberán ser conservados los datos del registro, señalando que se conservarán durante cuatro años, período durante el cual los datos deberán estar a disposición, no sólo de los trabajadores, sino también de su representación legal, así como de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Ausencia de un concreto sistema o modo de registro fijado normativamente: Esta cuestión no aparece resuelta ni normativamente ni por parte del INSS o de la ITSS, es decir, el sistema que se emplee, se deja abierto, permitiendo la posibilidad de escoger el método a emplear en cada empresa. Se opta por dejar abierta dicha posibilidad y por el contrario, exigir que el sistema o método escogido, garantice la posibilidad de cumplimiento del conjunto de exigencias a las que nos estamos refiriendo, y que por lo menos han de ser las siguientes:
- Es imprescindible que el sistema garantice la fiabilidad y la veracidad de los datos que registra.
- Debe garantizar la accesibilidad
- Debe ser un sistema cuyos datos no puedan ser alterados
- Y al mismo tiempo, el sistema debe poder respetar las exigencias de la normativa sobre protección de datos.
- Forma en que debe ser establecido: La regulación admite diversas formas para su establecimiento o implementación, que dependen de las posibilidades que se den en la empresa para alcanzar una u otra, ahora bien, la idea básica es que la empresa debe negociar con la representación de los trabajadores, ahora bien, deja abiertas otras posibilidades, ya que parece entenderse que, para el caso de que la negociación colectiva no diera resultado, se admitirá el acuerdo de empresa, o en su caso la decisión del empresario, previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Lógicamente, se haga como se haga, es recomendable que la actuación llevada a cabo (negociación, acuerdo, o consulta) se recoja mediante acatas a fin de poder acreditarlo en su día.
El incumplimiento de estas obligaciones se considera infracción grave. Ello implicará que podría derivarse propuesta de sanción con causa tanto en la no instauración del registro de jornada, como en un incumplimiento referido a la conservación de los datos del registro, o a la participación de los representantes legales de los trabajadores en su confección. Recordemos que la sanción derivada de una infracción grave en materia de relaciones laborales y empleo podría ser sancionada con una multa de, entre 626 y 6.250€.
Un último consejo.
La mejor garantía para evitar sorpresas y cumplir con la normativa vigente es dejarse asesorar por un profesional debidamente cualificado y que pertenezca a un Colegio Profesional o Asociación profesional de reconocido prestigio.
